Informace o zpracování osobních údajů

/ Informace o zpracování osobních údajů

(dále jen „Informace“)

Nadace Nova, IČO: 26164698, se sídlem na adrese Kříženeckého náměstí 1078/5a, Praha 5 - Hlubočepy (dále jen „Nadace“ nebo „my“ ve všech tvarech), jakožto správce vašich osobních údajů, vám touto Informací dává na vědomí, jak zpracovává a chrání vaše osobní údaje.

Tuto Informaci vám poskytujeme při podávání žádosti o nadační příspěvek, případně při jiné naší vzájemné interakci, a je rovněž dostupná na webových stránkách Nadace http://www.nadacenova.cz/ (dále jen „Webové stránky“).

  1. Jakého zpracování osobních údajů se tato Informace týká?

Tato Informace se vztahuje na zpracování osobních údajů:

  • Žadatelů o nadační příspěvky (dále jen „Žadatelé“),
  • Příjemců nadačních příspěvků (dále jen „Příjemci“), přičemž příjemcem se rozumí osoba, které je nadační příspěvek určen, příjemcem tak může být i osoba odlišná od žadatele,
  • Zástupců partnerských organizací a jiných třetích osob, se kterými Nadace spolupracuje při realizaci své činnosti či jinak přichází do kontaktu (dále jen „Partneři a třetí osoby“),
  • Pokud se domníváte, že nespadáte do žádné z výše uvedených kategorií, kontaktujte nás prostřednictvím některého z kontaktních údajů uvedených v čl. 10 níže a my vám poskytneme verzi Informace o zpracování osobních údajů, která se vztahuje na vás.
  1. Jaké údaje o vás shromažďujeme

Vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme při přijímání žádosti o nadační příspěvek, v průběhu rozhodování o této žádosti a při plnění smlouvy o poskytnutí nadačního příspěvku, v případě, že vaše žádost byla schválena.

Při přijímání vaší žádosti zpracováváme kontaktní údaje Žadatele, včetně jména, příjmení, e-mailu, telefonu a adresy. U potenciálních Příjemců (v případě, že se jedná o osobu odlišnou od Žadatele, zejména jeho dítě nebo dítě mu svěřené) se zpracovává jméno, příjmení a adresa. U všech Příjemců dále zpracováváme datum narození (pro posouzení splnění věkové hranice poskytnutí příspěvku), kategorii požadované pomoci, popis důvodnosti žádosti a případné fotografie.

V případě, že jste k tomu dali výslovný souhlas, zpracováváme i vaše citlivé osobní údaje, zejména údaje vypovídající o vašem zdravotním stavu (případně vašeho dítěte či opatřované osoby) pro posouzení důvodnosti žádosti.

U Příjemců nadačních příspěvků, se kterými byla uzavřena smlouva, zpracováváme dále kromě kontaktních údajů (viz výše) i osobní údaje nezbytně nutné pro poskytnutí nadačního příspěvku, zejména číslo bankovního spojení a údaje související s použitím poskytnutého příspěvku atp. O poskytnutí nadačního příspěvku se dále dle potřeby připravuje audiovizuální nebo obrazový záznam, který zachycuje podobiznu Příjemce.

Žádáme vás, abyste nám nesdělovali vaše osobní údaje, zejména pak citlivé údaje, o které vás výslovně nežádáme. Osobní údaje, včetně citlivých osobních údajů, které nám poskytnete z vlastní vůle a nikoli na naši žádost (například tak, že nám sdělíte nadbytečné osobní údaje v rámci vaší registrace), smažeme z našich systémů, pokud neshledáme zpracování těchto dat jako nezbytné na základě našeho oprávněného zájmu, nebo pokud takové údaje sami nezveřejníte. Za takové situace tyto údaje smažeme, pouze pokud k tomu budeme povinni ze zákona, nebo pokud si nebudeme přát je nadále uchovávat.

  1. Jak a na jakém právním základě využíváme vaše osobní údaje

V souvislosti s  žádostí o poskytnutí nadačního příspěvku a při podniknutí kroků směřujících k výběru okruhu příjemců nadačních příspěvků shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje, včetně citlivých osobních údajů, pro potřeby vyřízení žádosti, výběru vhodných Příjemců a poskytnutí příspěvku.

  1. Žadatelé

Při přijímání žádostí a v průběhu rozhodování o udělení nadačních příspěvků zpracováváme vaše osobní údaje, abychom mohli posoudit důvodnost vaší žádosti a proto, abychom vás mohli kontaktovat a rozhodnout se, zda žádosti vyhovíme. V případě, že žádost podává osoba odlišná od potenciálního Příjemce nadačního příspěvku (zpravidla rodič či opatrovník), zpracováváme osobní údaje Žadatele a osobní údaje potenciálního Příjemce. Toto zpracování je nezbytná součást předsmluvního jednání pro uzavření příslušné smlouvy o poskytnutí nadačního příspěvku.

Pokud jste k tomu udělili výslovný souhlas, zpracováváme i vaše citlivé osobní údaje (případně citlivé údaje vašeho dítěte či opatřované osoby) za účelem bližší konkretizace žádosti o nadační příspěvek.

V případě, že nám poskytnete osobní údaje třetích osob, zejména jejich fotografie nebo informace o zdravotním stavu, odpovídáte za to, že nebude zasaženo do jejich práv, a jste povinni získat  písemný souhlas takových třetích osob, příp. písemný souhlas zákonného zástupce k poskytnutí jejich osobních údajů Nadaci.

  1. Příjemci

Pro potřeby uzavření smlouvy o poskytnutí nadačního příspěvku za předpokladu, že žádosti bylo vyhověno, zpracováváme osobní údaje Příjemců a jejich zákonných zástupců (případně opatrovníků). Toto zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, které jste jako účastník smluvní stranou nebo je založeno na souhlasu, v případě citlivých údajů.

Nadace přiměřeně informuje veřejnost o své činnosti prostřednictvím svého zakladatele, TV Nova s.r.o., IČO: 45800456, se sídlem Kříženeckého náměstí 1078/5a, Praha 5, Hlubočepy (dále jen „TV Nova“). Nadace ve spolupráci s TV Nova zejména pořizuje o vybraných příjemcích nadačních příspěvků audiovizuální nebo obrazový záznam spolu s popisem Příjemcova příběhu (dále jen „Reportáž“). Pořizování Reportáží slouží zejména ke zviditelnění činnosti Nadace a ke zveřejnění samotného příběhu Příjemce pro účely možného získání další podpory od Nadace či třetích osob. Toto zpracování je založeno na plnění smlouvy, které jste jako účastník smluvní stranou, a na našem oprávněném zájmu.

  1. Partneři a třetí osoby

V některých případech zpracováváme osobní údaje, jako například jméno a kontaktní údaje zaměstnanců našich Partnerů a třetích osob, se kterými spolupracujeme či jinak při realizaci činnosti Nadace přicházíme do styku, a to pro potřeby komunikace v souvislosti s plněním určité uzavřené smlouvy nebo pro vyřízení podnětu třetí osoby (např. k poskytnutí nadačního příspěvku či jiné pomoci či k mediální podpoře příběhu třetí osoby), který obdržíme. Toto zpracování se zakládá na i) plnění smlouvy, jíž jsou naši Partneři a třetí osoby smluvní stranou, ii) našem oprávněném zájmu a iii) případné povinnosti, kterou nám ukládá zákon.

  1. Jak a komu můžeme sdělovat vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje neprodáváme třetím osobám.

K vašim osobním údajům bude mít přístup jen omezený počet spolupracovníků Nadace, zejména poskytovatelů služeb v oblasti IT a bezpečnosti či odborných konzultantů, je-li to ve výjimečném případě potřebné pro posouzení potřebnosti pomoci Příjemci ze strany Nadace.

V některých případech můžeme sdělit osobní údaje společnosti TV Nova, která poskytuje Nadaci administrativní a odbornou podporu potřebnou pro realizaci činnosti Nadace a dále pokud je to nezbytné k naplnění účelu zpracování dle naší vzájemné smlouvy. Se společností TV Nova jsme přijali vhodná bezpečnostní opatření, abychom zabezpečili každé takové sdělení osobních údajů.

Osobní údaje mohou být poskytnuty orgánům státní správy a/nebo orgánům činným v trestním řízení, pokud tak stanoví příslušný zákon nebo pokud je to třeba k uplatnění našich práv, včetně našich podmínek užívání, nebo k ochraně našich oprávněných zájmů.

Pokud je to nezbytné, je Nadace oprávněna sdílet osobní údaje i s externími poradci (například právními poradci, účetními a auditory).

Nadace dbá o to, aby poskytovatelé služeb a jiní externí spolupracovníci přijali vhodná technická a organizační bezpečnostní opatření k zabezpečení osobních údajů a aby zpracovávali tyto osobní údaje pouze v souladu s pokyny Nadace.

  1. Uchovávání vašich osobních údajů a jejich předávání do zahraničí

Osobní údaje, které shromažďujeme, ukládáme na území Evropské unie (dále jen „EU“) a Evropského hospodářského prostoru (dále jen „EHP“). Vaše osobní údaje nejsou dále přenášeny a ukládány mimo území EU a EHP.

  1. Vaše práva

Můžete od nás žádat potvrzení o tom, zda zpracováváme vaše osobní údaje, kopii vašich osobních údajů a/nebo jejich opravu. Za určitých okolností můžete požadovat, abychom vaše osobní údaje smazali nebo na základě práva na přenositelnost žádat, abychom předali některé vaše osobní údaje vám nebo jiným subjektům. Máte také právo vznést námitky proti některým druhům zpracování vašich osobních údajů (například jejich užívání a zpracování pro potřeby přímého marketingu). Tam, kde jsme vás požádali o souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete svůj souhlas odvolat, aniž by to pro vás mělo nepříznivé důsledky. Rovněž máte právo vznést námitku tam, kde zpracováváme vaše osobní údaje, protože na tom máme oprávněný zájem (jak je vysvětleno výše). Za určitých okolností máte také právo požádat o omezení zpracovávání vašich osobních údajů.

Vezměte prosím na vědomí, že vaše výše uvedená práva mohou být v určitých situacích limitována a podléhají platným zákonům a nařízením o ochraně osobních údajů; například vaše právo vznést námitky vůči zpracování vašich osobních údajů může být omezeno tam, kde jsme schopni prokázat závažné oprávněné důvody ke zpracování vašich osobních údajů, které převažují nad vašimi zájmy. Abychom mohli odpovědět na vaši žádost, budete muset prokázat svou totožnost a poskytnout nám další osobní údaje. Za odpověď na vaši žádost vám nebudeme účtovat žádné poplatky, leda by to připouštěly právní předpisy, a pokud budeme účtovat poplatek, bude v přiměřené výši odpovídat rozsahu vašeho požadavku.

Pokud si přejete uplatnit tato práva, kontaktujte nás prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů. Doufáme, že budeme schopni zodpovědět jakékoli vaše dotazy na to, jakým způsobem zpracováváme vaše osobní údaje. Máte však také právo podat stížnost příslušným úřadům pro ochranu osobních údajů. Můžete vznést stížnost v členském státě, jehož jste rezidentem, kde pracujete, nebo kde došlo k údajnému porušení právních předpisů o ochraně osobních údajů.

  1. Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání našeho smluvního nebo předsmluvního vztahu nebo po dobu trvání našeho oprávněného zájmu. V případě, že vaší žádosti nebylo vyhověno, vaše osobní údaje nebudeme dále zpracovávat. Vezměte prosím na vědomí, že vaše osobní údaje, které byly anonymizovány, můžeme zpracovávat, aniž bychom vás o tom dále informovali.

V případech, kdy zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, budou vaše osobní údaje zpracovávány pouze po dobu trvání vašeho souhlasu, který můžete před uplynutím jeho trvání kdykoliv zcela nebo zčásti odvolat. V takovém případě přestaneme ty osobní údaje, ohledně kterých byl souhlas odvolán, k určeným účelům zpracovávat, s výhradou případné zákonné povinnosti zpracovávat takové osobní údaje a/nebo použití pro potřeby uplatnění našich legitimních práv (a legitimních práv třetích osob).

  1. Zabezpečení osobních údajů

Vaše osobní údaje ukládáme na našich serverech a serverech třetích osob (včetně externích služeb ukládání na cloud). Používáme vhodná technická a organizační opatření, abychom ochránili vaše osobní údaje a předešli neoprávněnému přístupu. S externími poskytovateli hostingu jsme uzavřeli smlouvy, které zahrnují ujednání o organizačním a technickém zabezpečení osobních údajů.

Odesílání osobních údajů přes internet není zcela bezpečné. Přestože děláme pro ochranu vašich osobních údajů vše, co je v našich silách, nemůžeme zaručit absolutní bezpečnost vašich osobních údajů poskytnutých prostřednictvím našich Webových stránek a jakýkoli takový přenos je na vaše vlastní riziko. Jakmile přijmeme vaše osobní údaje, budeme se snažit zabránit neoprávněnému přístupu pomocí dodržování přísných procesů a používání bezpečnostních prvků.

  1. Ochrana soukromí dítěte

V souvislosti s podáním žádostí pro Příjemce mladšího 16 let prosíme, aby děti požádaly své zákonné zástupce o svolení, a Nadace učiní patřičné kroky, aby taková svolení ověřila. Tento souhlas je zcela dobrovolný a jako zákonný zástupce ho můžete kdykoliv odvolat, a to zasláním e-mailu na naše kontaktní údaje uvedené v následujícím článku.

  1. Kontaktní údaje

Máte-li otázky nebo obavy ohledně zpracování vašich osobních údajů, nebo pokud si přejete uplatnit jakákoli svá práva, kontaktujte nás na adrese Nadace Nova, Kříženeckého nám. 1078/5, 15200, Praha 5, Česká republika či prostřednictvím emailové adresy nadace@nova.cz. Dále můžete podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, https://www.uoou.cz.

Budete-li nás kontaktovat, prosíme, nesdělujte nám žádné citlivé osobní údaje (např. informace o vašem etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo jiném přesvědčení, zdravotním stavu nebo členství v odborech) nebo informace o záznamech v trestním rejstříku.

 

***

Poslední aktualizace: 25. května 2018.

Tuto Informaci můžeme příležitostně aktualizovat, v takovém případě vás informujeme o jakýchkoli změnách tím, že zveřejníme novou Informaci na Webových stránkách a při podávání žádosti o nadační příspěvek. Pokud jste nám poskytli kontaktní údaje a dovolili nám vás kontaktovat, upozorníme vás na podstatné změny této Informace. Prosíme, pravidelně kontrolujte, zda se tato Informace nezměnila.